Chaque copropriété doit avoir son carnet d’entretien créé, puis mis à jour par le syndic.
Cette décision du législateur avait pour but l’information des futurs acquéreurs, qui peuvent venir le consulter au bureau du syndic.
Après sa mise en service, il s’avère que le carnet d’entretien est utile à l’ensemble de la copropriété.
C’est un document qui est à la fois la carte d’identité et le carnet de santé de la copropriété.
On y trouvera les références d’adresse, cadastrales, l’année de construction si possible, le nombre de bâtiments, les équipements….
Puis les références des différents contrats sur les équipements (ascenseur, chaufferie, VMC…), éventuellement contrat de l’employé ou gardien, contrats divers de maintenance ou d’entretien.
Il paraît indispensable d’y ajouter, au fur et à mesure, les copies des marchés de gros travaux effectués (ravalement, toiture, mise aux normes des ascenseurs…) et l’original -ou la copie- des contrats d’assurance en dommage-ouvrage, car la mise en oeuvre en sera facile au bout de 8 ans par exemple, plutôt que la rechercher dans des archives souvent enfouies à la cave!
Il est indispensable aussi d’y insérer les éléments concernant un équipement nouveau (copie du PV de l’AG qui en a décidé, contrat/marché du fournisseur, assurance DO s’il y en a…). Il peut s’agir de la mise en place d’un digicode, d’un système VIGIK, comme d’un ascenseur. L’importance et la taille de l’équipement ne doivent pas être pris en compte, ne seront retenus que l’intérêt de la copropriété et l’amélioration de la qualité d’occupation.