Commentaire du décret 2004-479 du 27 mai 2004

INFORMATIONS SUR LES MODIFICATIONS APPORTÉES AU DÉCRET 67-223 du 17 mars 1967

(pris en application de la loi 65-557 du 10 juillet 1965 sur la copropriété des immeubles bâtis)

PAR LE DÉCRET 2004-479 du 27 mai 2004

ENTRÉE EN VIGUEUR : 1^er SEPTEMBRE 2004

En dehors de quelques modifications sémantiques portant définitions précises de certains mots contenus dans le décret de 1967, bien d’autres modifications apportent de substantielles nouveautés à la réglementation actuelle.

1. Sur les assemblées générales

2. Sur le conseil syndical

3. Sur le budget prévisionnel

4. Sur les sommes dues lors de la mutation d’un lot

5. Sur le carnet d’entretien

A NOTER : pour la clarté de ce document, certaines modifications ne sont pas rapportées ci-dessous (concernant des précisions apportées aux modalités de vote de la majorité absolue de l’article 25, par exemple, ou sur le report d’une assemblée, ou sur la présentation de documents comptables…). Cependant votre syndic appliquera les nouvelles règles ou leurs modifications, et reste à la disposition des copropriétaires qui le souhaitent pour donner toutes explications.

* * *

1. Sur les assemblées générales :

1. Ordre du jour : nouvel article 10 :

« A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée.

Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante. »

Commentaire : a) L’ordre du jour complémentaire est supprimé. En revanche, les nouvelles dispositions permettent une plus large participation de l’ensemble des copropriétaires à l’établissement de la liste des questions inscrites à l’ordre du jour.

b) La demande d’inscription d’une question doit être faite au syndic par lettre recommandée, accompagnée le cas échéant des documents nécessaires à la décision (plans, autorisation administrative, conditions essentielles des contrats…), et ce durant toute l’année. Le syndic, s’il conserve la maîtrise de l’ordre du jour, n’est pas juge de l’opportunité des questions proposées par les copropriétaires et doit les porter à l’ordre du jour

c) La demande doit être faite impérativement jusqu’à l’envoi de la convocation par le syndic. Passée cette date, la question ne figurera pas à l’ordre du jour de l’assemblée convoquée, mais sera obligatoirement inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée suivante. La date d’envoi de la convocation portant l’ordre du jour n’étant pas certaine, les copropriétaires tiendront compte de la période habituelle de tenue de l’assemblée générale ordinaire de leur copropriété.

1. Procès-verbal de l’assemblée :article 17 modifié :

« Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs….

Le procès-verbal comporte, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat des votes.

Il précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix.

Le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions… »

Commentaire : a) Le président et le ou les scrutateurs « s’il y a lieu » (art.15), élus en début de réunion, le secrétaire (s’il s’agit du syndic, il est désigné à ces fonctions, s’il s’agit d’un copropriétaire, il est élu en début de réunion) signent le procès-verbal « à la fin de la séance », la signature ne peut être reportée. Le procès-verbal peut être manuscrit ou tenu sous forme électronique.

b) Le plus grand soin est apporté à la rédaction du procès-verbal qui doit rester un document clair de référence pour les années à venir. Sous l’intitulé de chaque question, le texte voté doit être complet et précis. Puis sont nommément cités s’il y a lieu, les opposants et les abstentionnistes avec leur nombre de voix, puis le résultat du vote : selon la majorité requise, la décision est adoptée ou rejetée. Les noms des copropriétaires favorables ne sont pas cités, ils se déduisent de la feuille de présence désormais document obligatoirement annexée au procès-verbal. (art.14)

c) La signature du procès-verbal en fin de séance reprend, pour la rendre obligatoire, la pratique de l’époque où le secrétaire inscrivait directement les décisions et les résultats des votes sur le registre des délibérations. Ce procédé est toujours largement utilisé par bon nombre de syndics, et évite les rédactions a posteriori tendant parfois à une « réécriture » non conforme à la volonté initialement exprimée par l’assemblée, évite aussi les retards de notifications inhérents au jeu des signatures tournantes.

d) En conséquence, le procès-verbal ne doit pas faire état des débats préalables aux votes, ni des interventions des uns ou des autres. En revanche, les copropriétaires opposants ou abstentionnistes, pour un vote donné, peuvent émettre toutes réserves concernant la régularité dudit vote s’ils le désirent. Ces réserves sont inscrites au procès-verbal.

e) Pour une bonne tenue de la réunion, et pour l’efficacité des débats, le syndic prépare des projets de résolution pour chaque question (projets obligatoires pour les questions énumérées à l’article11 ;7°), ces projets peuvent être notifiés avec la convocation mais sont évidemment révisables en cours de séance. Seule leur rédaction définitive sera inscrite au procès-verbal et soumise aux votes.

2. Sur le conseil syndical :

Organisation, fonctionnement : article 22

«  A moins que le règlement de copropriété n’ait fixé les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées par l’assemblée générale à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

Commentaire : Les règles de fonctionnement du conseil syndical sont fixées ou modifiées par l’assemblée générale à la majorité simple des présents et représentés, et non pas à la double majorité de l’article 26 comme toutes autres modifications au règlement.

1. Mission, délégation de pouvoir : articles 21 et 22 :

« Le délégataire rend compte à l’assemblée de l’exécution de la délégation »

« Le conseil syndical rend compte, chaque année, de l’exécution de sa mission »

Commentaire : a) Le conseil rend compte de ses décisions lorsqu’il a reçu délégation de pouvoir d’une assemblée générale antérieure.

b) Le compte rendu de l’action du conseil est fait au cours de l’assemblée, notamment lorsque sa consultation est obligatoire pour des dépenses imprévues au budget.

c) Ces comptes rendus ne donnent pas lieu à un vote.

3. Sur le budget prévisionnel :

1. Établissement : nouvel article 43 :

«  Le budget prévisionnel couvre un exercice comptable de douze mois. Il est voté avant le début de l’exercice qu’il concerne.

Toutefois, si le budget prévisionnel ne peut être voté qu’au cours de l’exercice comptable qu’il concerne, le syndic, préalablement autorisé par l’assemblée générale des copropriétaires peut appeler successivement deux provisions trimestrielles chacune égale au quart du budget prévisionnel précédemment voté. »

Commentaire : a) Au cours de l’année N, est voté le budget de l’année N + 1. Exceptionnellement, si le budget est voté en cours d’exercice, le syndic, avant la tenue de l’assemblée, peut appeler une ou deux provisions sur la base du budget précédent. Cette pratique était habituelle depuis la loi SRU, et n’avait rien d’exceptionnel.

b) Pour l’application de la nouvelle réglementation, concernant les assemblées générales ordinaires prévues dans le 1^er semestre 2005, il y a eu une période exceptionnelle de transition avec obligation de voter le budget de l’exercice en cours (2005), et le budget de l’exercice suivant (2006), chaque question étant votée séparément.

1. Versements exigibles : nouveaux articles 35, 35-2 :

« Le syndic peut exiger le versement :

1°.de l’avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne peut excéder 1/6 du montant du budget.

2°.des provisions du budget prévues aux alinéas 2 et 3 de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965.

3°.des provisions pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel prévues à l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et énoncées à l’article 44 du présent décret…. »

Commentaire : a) Le syndic peut exiger le versement de la quote-part de chacun sur l’avance de trésorerie dont le montant est fixé par l’assemblée générale, et le montant de la provision trimestrielle égale au ¼ du budget. La provision est exigible au premier jour de chaque trimestre (L. du 10 juillet 1965). Le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, et préalablement à la date d’exigibilité, un avis indiquant le montant de la provision exigible (art.35-2). Vous recevrez désormais les appels de fonds avant le début de chaque période.

b) le syndic adresse, préalablement à la date d’exigibilité déterminée en assemblée générale, un avis indiquant le montant et l’objet de la dépense, lorsqu’il s’agit de travaux exceptionnels votés et non compris dans le budget. La détermination, en assemblée, de la date d’exigibilité pour ces travaux exceptionnels établit précisément qui, du vendeur ou de l’acquéreur, en supportera la charge.

4. Sur les sommes dues lors de la mutation à titre onéreux d’un lot.

Nouvel article 6-2 :

« A l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot :

1°. le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel, en application du troisième alinéa de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur.

2°. Le paiement des provisions des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l’exigibilité ;

3°. Le trop perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes. »

Commentaire : a) Afin d’éviter le compte prorata temporis, le nouvel article 6-2 édicte des règles qui simplifient les calculs : chaque provision trimestrielle du budget pour charges courantes est due par celui qui est propriétaire à la date d’exigibilité de cette provision, en clair au 1^er jour de chaque trimestre (v. ci-dessus, article 35). Il devient alors impératif de noter clairement, dans le procès-verbal de l’assemblée, les dates d’exigibilité des provisions trimestrielles avec le montant du budget prévisionnel.

b) S’agissant des sommes dues au titre de travaux exceptionnels votés en assemblée générale, elles sont dues par celui, du vendeur ou de l’acquéreur, qui est propriétaire au moment de l’exigibilité, en clair à la date du 1^er appel de fonds. Il est nécessaire de noter, dans chaque résolution décidant de travaux exceptionnels, le nombre et les dates exactes des appels de fonds à la suite du nom de l’entreprise retenue et des différents montants constituant la dépense de ces travaux. (exemple : Un vendeur est propriétaire le jour d’une assemblée générale tenue le 22 mars 2004, assemblée qui décide de travaux de ravalement de façade pour un montant total de X €, appelés en 4 fois, à savoir les 1^er juillet, 1^er septembre, 1^er novembre 2004 et 1^er janvier 2005. Si l’acte authentique a lieu le 30 juin, l’acquéreur est propriétaire au 1^er juillet, donc redevable des travaux. Si l’acte authentique a lieu le 2 juillet, le vendeur est propriétaire au 1^er juillet, donc redevable de l’ensemble des provisions votées).

c) C’est celui qui est propriétaire, au moment de l’approbation des comptes, en clair le jour de l’assemblée générale appelée à approuver ces comptes, qui sera débiteur ou créditeur des charges dues pour les dépenses courantes arrêtées à la date du terme de l’exercice

A NOTER : Le nouvel article 6-3 indique clairement que des conventions contraires entre vendeur et acquéreur sont possibles mais n’ont d’effets qu’entre les parties et ne sont pas opposables au syndicat.

5°. Sur le carnet d’entretien :

1. Copies article 33, alinéa 3 :

« Le syndic…remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d’entretien de l’immeuble, du diagnostic technique… »

1. Obligation du propriétaire cédant : nouvel article 4-4 :

« Lorsque le candidat à l’acquisition d’un lot ou d’une fraction de lot le demande, le propriétaire cédant est tenu de porter à sa connaissance le carnet d’entretien de l’immeuble ainsi que le diagnostic technique. »

Commentaire : a) Le propriétaire qui envisage de vendre son lot de copropriété est obligé de fournir la copie du carnet d’entretien à tout candidat à l’acquisition qui lui en fait la demande, quand bien même la transaction n’aboutirait pas. Le syndic n’a donc aucun lien avec les acquéreurs potentiels et n’est pas tenu envers eux.

b) Le syndic est tenu de remettre copie du carnet d’entretien à tout copropriétaire qui lui en fait la demande, aux frais de ce dernier. Dans le cas d’une cession de lot envisagée, c’est donc le propriétaire qui demande copie du carnet d’entretien et en règle le coût.